En el post de la semana pasada hablábamos a grandes rasgos de las NOF, qué son y qué importancia tienen en la gestión de la empresa, y esbozábamos unas pinceladas sobre cómo se suelen medir, en plazos (número de días) y/o porcentaje sobre la cifra de ventas.
El hecho de medirlo así nos da una pista sobre cómo saber si las cifras son adecuadas, si están evolucionando favorablemente, o si por el contrario, están lastrando nuestra capacidad de crecimiento.
Normalmente, los plazos se miden en número de días, bien sobre cifra de ventas, bien sobre compras y servicios exteriores. Así, la cifra de clientes (el saldo medio de clientes), se mide en relación sobre la cifra de ventas.
- Plazo de cobro a clientes = Saldo Medio de Clientes [(Saldo inicial + Saldo final)/2] / Ventas del Periodo x 365.
- Plazo de existencias = Saldo Medio de Existencias / Compras de Mercaderías x 365.
- Plazo de Pago a proveedores = Saldo Medio de Proveedores / Compras de Mercaderías x 365.
- Plazo de Pago a Acreedores x Prestación de Servicios = Saldo Medio de Acreedores / Gastos en Servicios Exteriores x 365.
Para medirlo en relación con la cifra de ventas -a mí me gusta más así-, bien sustituimos el divisor (Compras, Gastos en Servicios Exteriores) por la cifra de ventas, bien multiplicamos el plazo por el porcentaje que representa cada partida de gastos respecto a las ventas.
Una buena gestión de los plazos puede tener un gran impacto en la tesorería. Por ejemplo, una empresa que facture 1 millón de euros, por cada día que mejore o empeore cualquiera de los plazos en relación a las ventas, está impactando directamente en unos 2.740 euros en su tesorería. Si le añadimos el IVA al 21%, estamos hablando de 3.315 euros por cada día. Así, una mejora de 10 días, impactará en más de 33.000 euros, lo que puede equivaler a las nóminas de un mes.
¿Cómo podemos mejorar los plazos?
Hay varios productos financieros que pueden servirnos de ayuda, como el factoring, el confirming, descuento comercial, descuentos por pronto pago (ojo con los porcentajes), cheques, pagarés, etc. Pero hay otras formas que son “gratis” y pueden tener un impacto mayor y más rápido.
Como se suele decir, hay que empezar la casa por los cimientos, esto es, por las compras, la selección adecuada de los productos y las cantidades a pedir. Un stock excesivo va a impactar negativamente en los plazos, e incluso en la cuenta de resultados, dado que es probable que se deteriore. Pero un stock demasiado bajo, sobre todo en las referencias con más ventas también puede generar un impacto negativo en las ventas.
Es muy recomendable contar con un software o, al menos un sistema que te permita obtener información de las referencias con las que trabajas. Como mínimo deberías conocer la información sobre precios de compra promedio, precios de venta (márgenes), las unidades vendidas en un periodo y los plazos de entrega, de forma que puedes ordenar tu gama de productos en función de su rotación y hacer los pedidos adecuados en los momentos adecuados.
Hay un indicador muy utilizado en el sector Retail -para mí un indicador clave en la gestión del almacén y la gama de productos-, el Gross Marging Roi, o GMROI, que mide cuántas veces el margen generado por cada producto cubre su stock medio.
GMROI = Margen / Ventas x Ventas / Saldo Medio de Existencias = Margen (%) x Rotación.
Este indicador debe dar un resultado, al menos de 1, siendo más interesante cuanto mayor sea. Esto es, el margen generado, al menos debe cubrir el stock medio. Así, los productos con mayor GMROI son los mejores de la gama, y los que mayor rotación tengan son los que nunca deben quedar con ruptura de stock. Si tenemos productos en el almacén con un GMROI inferior a 1, debemos tratar de saldarlos para hacer caja y poder utilizar los recursos generados en los productos que de verdad generan tesorería de forma más eficiente. No debemos tener miedo a saldar. Cuanto más rápido lo hagamos, mejor.
Observemos que no siempre productos con menor margen generan menos beneficios, ni productos con más margen generan más beneficios. Siempre es una combinación entre ventas y rotación. A mayor rotación, más veces generamos caja y, a menor rotación, lo contrario, pero lo importante, es que se cumpla la norma de que el GMROI, al menos, debe ser 1.
Si tu empresa no compra y vende, o lo hace, pero además ofrece servicios profesionales, también tiene existencias, las contabilice o no, en forma de horas trabajadas pendientes de facturar. Esto es, Obra en Curso, o Work in Progress (WIP). Es igualmente importantísimo llevar un seguimiento y un control para mejorar los plazos de facturación y cobro, además de la rentabilidad, así como para conocer el grado de utilización de tu capacidad productiva.
Otra forma de mejorar los plazos sin pagar intereses por ello está en el siguiente paso, esto es, una adecuada gestión de la facturación. Los plazos promedios de cobro no empiezan en el momento en el que expides la factura, sino mucho antes, en el momento de la venta. Cada día que tardemos en facturar un producto o un servicio, es un día más que tardamos en cobrar y, por tanto, más dinero inmovilizado. Muchas empresas, sobre todo PYMES ponen un día o dos al mes para emitir y enviar facturas. Esto retrasa en término medio entre 10 y 15 días el plazo de cobro. Además, muchas veces el envío de factura se hace por correo postal, no se tiene constancia de la recepción y conformidad por parte del cliente… El simple hecho de emitir la factura en formato electrónico, el envío por correo electrónico a la persona adecuada solicitando confirmación y conformidad, puede hacer que el pago se adelante una semana o incluso mucho más.
En las empresas de servicios, existe la tendencia a facturar al terminar los trabajos. Una correcta planificación y establecimiento de hitos intermedios de facturación, adecuados al progreso del trabajo, también es una forma de mejorar la gestión y los plazos.
En cuanto a proveedores, es importante cumplir los plazos pactados por una cuestión de imagen y también para asegurarnos de que ellos cumplen sus compromisos. Ahora bien, hay métodos que mejoran también los plazos, como por ejemplo, poner dos días de pago al mes, en lugar de hacer pagos todos los días.
En próximos posts profundizaremos un poco más en herramientas y productos que ofrecen las entidades financieras (tradicionales y no tradicionales) para mejorar las NOF y la tesorería disponible.00
