¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de implantar un sistema de costes?
Empezamos la semana con un post muy completo. ⚠️
A menudo muchas empresas (sobre todo las que venden productos o servicios que producen o transforman total o parcialmente en la propia empresa) no saben si realmente están ganando dinero con sus productos, o mejor dicho, no saben si están ganando dinero con unos u otros productos, porque no saben lo que les cuesta en realidad producir. Esto les lleva, a menudo, a aceptar precios de compra que, sin saberlo, están lastrando la rentabilidad de la empresa.
Está claro que a menudo el precio lo marca el mercado, el cual no entiende de las posibles ineficiencias que tenga el vendedor en sus procesos. Pero no es menos cierto que, al no saber cuánto te cuesta producir un determinado producto, tampoco sabes la conveniencia de producirlo y venderlo o no, y hasta qué precio podrías llegar a bajar sin perder dinero.
En este documento vamos a explicar, de forma resumida, las cosas a tener en cuenta y los pasos a seguir para implantar un sistema de costes. Es un proceso que debe partir de una serie de premisas básicas, como son el establecimiento de una contabilidad analítica, de una sistemática de trabajo y medición, y una implicación, sin excepción, de todas las áreas de la empresa.
1. Costes Implicados en la Producción.
Lo primero que debemos saber es que hay 3 tipos de costes implicados en la producción de un bien o servicio:
- Materias primas y materiales
- Mano de obra directa e indirecta
- Otros costes asociados a la producción (comercialización, logística, distribución…)
2. Balance de Sumas y Saldos a máximo detalle.
Debemos desglosar las subcuentas, tantas como necesitemos. Además, si podemos identificar centros de coste o dimensiones, mejor. Buscamos el máximo detalle… para conocer todos los gastos de la empresa y luego poder imputarlos donde se producen y a qué tipo de productos o servicios se deben de incorporar.
3. Determinación de costes fijos — variables y directos — indirectos.
Los costes fijos son aquellos que tendríamos independientemente de las unidades que fabriquemos o vendamos, mientras que los variables dependerán de la producción, esto es, que crecerán o decrecerán en función de cuánto produzcamos (materias primas, consumo de máquinas, horas de trabajo (ojo, porque aquí puede haber una serie de implicaciones adicionales). Por otra parte, los costes directos van directamente relacionados con la producción de un determinado bien, mientras que los costes indirectos no, lo cual no quiere decir que no sean costes necesarios.
4. Información Extracontable.
Para poder hacer una correcta imputación de costes, debemos obtener una serie de información que no podemos encontrar en la contabilidad, como por ejemplo:
- Tiempos de trabajo de cada proceso productivo
- Consumo medio de combustible
- Consumo de luz de las máquinas
- Costes que no tenemos, pero que tendríamos en circunstancias normales y es muy probable que tengamos en un futuro cercano (por ejemplo, cuando tenemos elementos de transporte, maquinaria, etc. en uso totalmente amortizados, o las instalaciones son en propiedad. Deberíamos estimar el coste que asumiríamos en caso de tener que adquirirlos nuevos o pagar por ellos, para evitar problemas con los precios futuros. Si bien el precio lo marca el mercado, el cálculo de costes nos sirve para conocer el precio mínimo al que podemos vender sin entrar en pérdidas. Si pactamos unos precios sin tener en cuenta esos costes probables, resulta plausible entrar en pérdidas en breve.
- Estadísticas y detalles de mermas
- Flujograma de procesos
- Ubicación de inmovilizado
- Metros cuadrados de cada puesto de trabajo/máquina, etc
➡️ Es muy importante conocer bien todo el proceso productivo de la empresa y de cada producto que comercializa para poder calcular correctamente su coste. Por tanto, habrá que dedicar el tiempo que sea necesario para ello.
5. Establecer los sistemas y unidades de medida más adecuadas para cada tipo de coste.
Hay algunas obvias, como por ejemplo, los costes de personal, por horas, la luz, por kw/h, los arrendamientos, por m2, etc. Pero otras menos obvias. Por ejemplo, en el caso de la producción de un campo, ¿por unidades o por kg?
6. Contabilidad Analítica.
No puede haber ningún gasto que no tenga asignado un centro de coste. Por ejemplo, una factura de reparación no puede ir a la cuenta 622 (Reparaciones), sin más. Tiene que identificar la máquina o vehículo, sección, etc.
7. Implicación del Personal.
Se debe implantar un sistema de trabajo en el que los procesos estén claros para poder obtener métricas necesarias para el cálculo de los costes, como la imputación de horas -es muy importante conocer los tiempos de trabajo para la producción de cada unidad que vendemos, ya sea de forma directa (midiendo el tiempo por unidad), o indirecta, calculando el número de unidades de cada producto producidas en un día, una hora, etc. No puede haber ningún trabajo en el que no conozcamos los tiempos de producción. ‼️ Además, cada responsable de un coste o de un área, deben dar toda la información necesaria al departamento de contabilidad para que cada gasto contabilizado se impute correctamente.
8. Establecimiento de Costes Estándar, Revisión periódica y Análisis de las Desviaciones.
Una vez hemos calculado los costes de producción de cada una de las referencias, lo habitual es establecer dichos costes como válidos durante un tiempo, sirviéndonos de referencia a la hora de tomar decisiones. Cuantas más mediciones y más prolongado sea el periodo de medición, más ajustados a la realidad serán los costes. Ahora bien, aún así, dichos costes pueden variar con el paso del tiempo, ya sea por incremento de precios de las materias primas, por mermas o excesos de compra, por mejoras o empeoramientos en la productividad de la mano de obra, etc., con lo que es importante hacer una revisión periódica de los mismos y analizar las causas de las desviaciones, para saber si se tratan de efectos puntuales, o bien son cambios que debamos considerar como más permanentes.
En próximos posts profundizaremos un poco más en distintos tipos de costes, en función del sector, unidades de medición, gestión de las mermas, escandallos, etc. 🔜 💥
Como siempre, en Tbig estamos a su disposición para ayudarle con sus finanzas. 🤓 #estovadepersonas
